Mi pasado me persigue

Soy Santiago Alonso y esto que estás escuchando es Camino Automatista.Mi pasado me persigue. Hablamos de mentalidad. Nivel. Iniciación.Mira, automatista, hay lecciones que, quiera o no,mi pasado ingenieril me trae a mi presente, automatista.Una de esas tengo que reconocer que me da pereza infinita, pero es de lo más productivo quepuedes hacer con tus automatizaciones. Sobre todo pensando en tu yo del futuro.Si no sabes por dónde van los tiros, hablo de la importancia de documentar procesos.En algún punto publiqué por Twitter una versión de cómo documentar procesos enMake. Te lo dejo en el enlace que tienes en la descripción.Pero, ¿qué ocurre cuando quieres documentar algo más en serio?En mi caso, sigo una plantilla o guía que comparto con los alumnos del desafío automatistay que incluye 10 puntos clave que debemos conocer en cualquier punto automatizable.1. Nombre del proceso. Sí, te los voy a ir contando los 10.Nombre del proceso. Esto parece obvio, pero la idea es asignar un identificador que tepermita reconocer de un vistazo el documento y el proceso al que hacen referencia. Organízalopor proyectos, por departamentos, por áreas, por herramientas, lo que quieras, pero orgánizalo.2. Objetivo. Sin rodeos. Cuéntame en un párrafo qué es lo que quieres conseguir con este procesoautomatizado. ¿No puedes resumirlo? Entonces, planteate si no tiene más sentido dividirloen procesos más pequeños. 3. Procesos implicados.¿No sabes la cantidad de veces que he visto pasar esto por alto hasta estar de barro hastala cintura con una automatización? Detalla todos los sistemas de la organización a los que afectaeste proceso. Hablamos de departamentos, de áreas, de verticales, llámalo X. Y también,¿qué herramientas entran a jugar? De momento es meramente informativo. Después,este punto ayudará para investigar si esas herramientas permiten automatizar procesos.Y si no se puede, entonces será el momento de decidir si merece la pena cambiar de herramientaso si mantenemos ese proceso manual para poner el foco en otros.4. Etapas. No es posible automatizar procesos que no tengamos sistematizados. Y este puntoes donde explicamos paso a paso cada fase del proyecto. Puedes y debes apoyarte en gráficos,diagramas, mapas mentales que te ayudan a simplificarlo todo. Y también a entenderlo,por aquello de que no sabes realmente sobre algo hasta que no se lo expliques a otros.Te lo repito, paso a paso. De verdad, paso a paso. Recuerda que quieres conseguir que unacaja tonta, que es así como yo me refiero a las automovilizaciones a veces,se encargue de hacerlo por ti. Y en ese caso, no puedes dejar nada al azar.5. Responsables. ¿Quién es el encargado de ejecutar esa tarea ahora mismo? ¿Participanvarias personas en el proceso? Si trabajas más solo que la una, esto no te aplica. Pero si hayun equipo en la ecuación te va a ayudar mucho a detectar posibles fricciones o cuellos de botellahumanos. 6. Frecuencia y duración. Ya vamos superando el ecuador de lo que incluye unaautomatización. Y aquí hablamos de datos, datos, datos. O tienes información sobre cuánto tiempoinviertes en un proceso o no tiene sentido automatizarlo, así de claro. En este puntopuedes identificar cada cuánto se ejecuta el proceso, cuánto dura y bajo qué circunstanciasse hace. Si no lo has hecho en el punto 4 es buen momento también para detectar qué disparadores oacciones son los que inician el proceso. 7. Historial. Una pregunta clave que le lanzoa los clientes es ¿cuánto tiempo lleva haciéndose así el proceso? ¿Es estable a lo largo del tiempo?Ni te imaginas la de procesos que se quieren empezar a automatizar antes de tener afinadala maquinaria. Y esto es vital para ver inconsistencias. Hay por ahí una frase,creo que es de Bill Gates, que viene a decir que automatizar un proceso poco eficiente tetraerá una automatización poco eficiente. Y tú creo que no quieres eso.8. Validaciones. Este punto lo unimos con el 5 porque a veces existen procesos que necesitanpasar por validaciones humanas insalvables. Tenlo en cuenta porque igual ese proceso quequerías automatizar no tiene sentido automatizarlo si luego cae en la agenda de un ser humanoque ignora esas tareas o que le supone un cuello de botella. Al final estamos optimizando un procesocuando el cuello de botella estaba en otro lado. Esto es bastante clave y daría para una newsletterun episodio en sí mismo. 9. Errores conocidos. Te recomiendo pensar en el histórico de los últimosmeses de ese proceso que tienes en la cabeza. ¿Se producen errores? ¿Cómo se detectan? ¿Qué sehace en esos casos? Como humanos, ante esos pequeños reveses que pueden venir, los sorteamossobre la marcha. Tenemos la intuición o la capacidad de sortearlos, pero los procesosautomatizados no están preparados para un, bueno, tú tira y ya veremos. Tienes que tener claro quépuede pasar y cómo va a reaccionar tu proceso automatizado ante esos errores. 10. Sorpresas.Unido al anterior, ¿tiene el proceso que estamos intentando automatizar los típicos? Ah bueno,sí, cuando pasa eso hacemos X, Y o Z y ya está. Pregunta y prueba hasta el infinito para no llegara esas sorpresas cuando ya lo ha automatizado todo. Como cuando automaticé un sistema de gestión dealmacenes y cuando todo estaba montado, alguien recordó que había un fichero de vacacionesque era importante revisar antes de asignar las entregas. Mágico. Te puedes imaginar cómosaltó por los aires la automatización. Y tú, ¿qué? ¿Documentas tus procesos o dejarás a tuyo del futuro con la lagrimilla por no haber tenido esto en cuenta? Te leo muy atento porque,de verdad automatista, este es uno de los puntos para mí más clave cuando nos planteamos unaautomatización y de hecho le dedico mucho tiempo en mis formaciones a hablar de ello.Te espero en el siguiente episodio. Hasta luego.